Voll in Fahrt mit Software zur Reisekostenabrechnung
Die Kosten, die bei Geschäftsreisen entstehen, können vom Unternehmer leider nicht immer komplett als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Gesetzliche Regelungen geben bestimmte Beträge vor, die maximal zulässig sind. Vor allem in Unternehmen bietet sich
Software zur Reisekostenabrechnung an. Die digitale Verarbeitung sorgt für Zeitersparnis, eine bessere Übersicht, leichte Auswertungen und damit auch für enorme Wirtschaftlichkeit.
Individuelle Voraussetzungen prüfen
Vor dem Kauf sollten die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen an die Reisekostenabrechnung geprüft werden. Folgende Fragen sind u.a. wichtig, um das passende Produkt zu finden:
- Einzelplatz- oder Netzwerkversion
- Wer soll die Daten eingeben können? (Nur ein verantwortlicher Mitarbeiter für das gesamte Unternehmen oder soll jeder Mitarbeiter selbst seine Reisen beantragen/abrechnen dürfen?)
- Welche Funktionen soll das Programm besitzen? (Nur Abrechnung von Reisen, Beantragung von Reisemitteln, Fahrtenbuch, Schnittstellen zur Buchhaltung/Steuerberater/Bank, Kfz-Verwaltung etc.)
Vorsorge vor bösen Überraschungen
Gerade bei Reisekostenabrechnungen können leicht und versehentlich Fehler gemacht werden, die bei einer Prüfung für böse Überraschungen sorgen können. Achten Sie daher beim Kauf darauf, dass die Software eine so genannte „Plausibilitätsprüfung“ integriert hat. Die erkennt auffällige Daten entweder automatisch bei der Eingabe oder auf Knopfdruck.
Regelmäßige Updates
Gerade im Bereich Finanzen/Steuern/Verwaltung gibt es immer wieder innerhalb kürzester Zeit sehr viele gesetzliche Änderungen. Beim Kauf der Software für die Reisekostenabrechnung sollte daher auf einen kostenlosen Update-Service geachtet werden. Damit ist sichergestellt, dass das Programm immer auf dem aktuellsten Stand ist und auch alle Pauschalen etc. korrekt abgerechnet werden.
Entspannte Datenflut
Gerade für kleine Unternehmen empfehlen sich Programme, die einen so genannten „Interview-Modus“ oder einen „Schritt für Schritt-Assistenten“ integriert haben. Damit wird der Anwender Punkt für Punkt durch alle nötigen Eingaben geführt und Fehler bzw. falsche Eingaben werden so ausgeschlossen oder minimiert.
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