Der Urlaubsantrag hilft bei der übersichtlichen Büroorganisation
Jedes Unternehmen regelt die Urlaubsplanung für die Mitarbeiter etwas anders. Einen Punkt dürften aber alle Firmen ähnlich regeln: Der Mitarbeiter muss den Urlaub mit Kollegen und Führungskräften absprechen und vor allem muss der Vorgesetzte diesen genehmigen. Im Idealfall stimmt der Chef oder Vorgesetzte mit Unterschrift zu, so gibt es später keine Missverständnisse. Für den unkomplizierten Ablauf sind nützliche
Personalwesen-Formulare oder
Urlaubskarten erhältlich. Auf diesen
Formularen trägt der Mitarbeiter in die vorgesehenen Felder alle relevanten Daten zu seiner Person und dem Wunsch auf Urlaub oder Freizeitausgleich ein. Der Vorgesetzte prüft den Antrag und unterschreibt ihn gegebenenfalls. Das weitere Verfahren ist in den einzelnen Firmen unterschiedlich. In der Regel kommt das Original in die Personalabteilung, der Mitarbeiter erhält die Durchschrift. Anschließend überträgt der zuständige Mitarbeiter den genehmigten Urlaub in den Jahresurlaubsplan, um die Übersicht aktuell zu halten. Gerade in großen Unternehmen sind Urlaubsanträge wichtige Hilfsmittel für eine geregelte Urlaubsdisposition.
Urlaubsanträge in verschiedenen Ausführungen
Sie erhalten die Anträge in diversen Formaten. Verbreitet ist überwiegend C5 als Hoch- oder Querformat, seltener A4 und C6. Außerdem sind die Formulare in verschiedenen Farben verfügbar. Auch die enthaltenen Angaben können voneinander abweichen. So gibt es Anträge mit sehr ausführlichen Informationen, beispielsweise mit eingedruckten Feiertagen oder einer Kalenderübersicht für das betreffende Jahr. Diese sind natürlich nur für das jeweilige Jahr nutzbar. Oder kleine Formulare, die kurz und knapp die notwendigen Daten abfragen. Weitere Varianten sind Anträge in Form eines Abreißblocks sowie Formulare mit einem oder zwei Durchschlägen. Bei dieser Version müssen Sie keine zusätzlichen Kopien fertigen.
Welche Angaben stehen auf dem Urlaubsantrag?
Wie erwähnt, sind die Punkte nicht bei allen Anträgen gleich. In der Regel sind folgende Informationen enthalten:
- Datum des Antrags
- Angaben zum Mitarbeiter: Name, Vorname, Personalnummer, Abteilung
- Informationen zum gewünschten Urlaub: Angabe, ob es sich um normalen oder Sonderurlaub handelt, Datum des ersten und letzten Urlaubstags, Anzahl der genommenen Tage, Anzahl der verbleibenden Urlaubstage
- Unterschriften des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten
- Bei erweiterten Anträgen sind optional weitere Felder vorhanden. Beispiele:
- Alternativ kein Urlaubsantrag, sondern Antrag auf Freizeitausgleich, wiederum mit Angabe der gewünschten Stunden oder Tage sowie der verbleibenden Überstunden
- Einträge zur Zeitkorrektur, wenn das Formular gleichzeitig für die Zeiterfassung genutzt wird
- Einträge zur Krankmeldung bei kombinierten Formularen; diese Einträge nimmt die Personalabteilung aufgrund eingereichter AU-Bescheinigungen vor.
- Informationen zur Arbeitsfreistellung, etwa bei Unfällen
- Anträge mit Jahreskalendarium in Tabellenform, in denen alle Fehltage des Mitarbeiters eingetragen sind
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